社会福祉法人 江戸川区社会福祉協議会
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生活福祉資金特例貸付の申請書類の所在不明について

社協事務局 2022年03月10日

当会が東京都社会福祉協議会より受託している「緊急小口資金・総合支援資金の特例貸付」において、令和4年2月9日(水)に江戸川区社会福祉協議会から東京都社会福祉協議会へ送付した記録のある17人分の申請書類一式が、所在不明となっていることが判明しました。現在、当会では対象者に謝罪するとともに、所在の調査を進めています。今後、再発防止のため、個人情報の管理徹底を図ります。概要は、以下のとおりです。

 

1 所在不明の書類

(1)特例貸付に関する申請書類

 17人分 (内訳)緊急小口資金  5件  総合支援資金 12件

(2)(1)の書類の内容  借入申込書、借用書、収入減少状況に関する申立書、住民票、預金通帳の写し、本人確認書類など

(3)個人情報にあたる内容

 氏名、住所、生年月日、電話番号、勤務先名称・住所、月額所得、口座情報

 

2 所在不明となった経緯

■令和4年2月9日(水)

・担当者は、対象者17人分の書類一式を東京都社会福祉協議会に送付するため、レターパックに入れた後、追跡番号シールをはがし、台帳に貼った。(通常、業務終了後に職員がポストに投函する)

■令和4年2月28日(月)

・対象者の一人から、支給日などに関する問い合わせを受ける。

・担当者は審査の進捗状況を確認するため、都社会福祉協議会に電話したところ、書類が届いていないことが判明した。

・レターパックの追跡番号をもとに、郵便局に配送状況を確認。集荷記録がないことがわかった。

 

3 判明後の対応

・対象者17人分の申請書類の控えを東京都社会福祉協議会へFAXにて送信し、支給に向けた審査手続きが開始されている。

・江戸川郵便局、江戸川区役所前交番、グリーンパレス(施設管理者)、都営バス江戸川営業所にレターパックの落とし物がないかを問い合わせ。現在も所在不明である。

・江戸川郵便局に不着調査を依頼済みで、回答には2~3週間を要する。

 

4 対応と再発防止策

 今後、申請書類についてはレターパックではなく、簡易書留で郵便局へ持込み、発送記録を確実に残し、常に所在を確認できるように取り扱うこととした。また、対象者に今回の経緯をあらためて説明した上で謝罪した。再発防止に向けては、複数の職員で確認するなど、個人情報の管理を徹底していく。

 

5 事務局長 山﨑 実のコメント

 この度は区民の皆様よりお預かりした17名分の個人情報記載の申請書類等を、審査機関への郵送過程において、私どもの管理不行き届きにて所在不明にしてしまいました。  この申請をされた17名におかれましては大変ご迷惑をお掛けし、また不安な思いにさせてしまい誠に申し訳ございません。また、この申請をされた多くの方におかれましても不安にさせてしまう事態を引き起こし、江戸川区社会福祉協議会としての信頼を損なう事になってしまったことを深くお詫び申し上げます。  書類の行方につきましては調査を継続すると共に、外部への情報の流出が無いかの確認を行ってまいります。今後このような事態が再発しないよう郵送物の保管、取扱いについて管理を徹底し改善を行うとともに職員への指導を徹底して行います。今回の件でご迷惑をお掛けしたすべての方に重ねてお詫び申し上げます。